Werden die Daten und das Login eines Bildungspersonalers in VPLAN® endgültig nicht mehr benötigt, stellt sich die Frage, wie diese VPLAN®-Daten für die externe Archivierung entnommen und aus VPLAN® EU-DSGVO-konform entfernt werden können.
VPLAN Daten ausgeben, Benutzer inaktivieren – Logins recyclen
Berechtigte Nutzer können über den Button „VPLAN-Daten ausgeben“ im Stammdatenprofil jeden Nutzers alle Daten eines Nutzers exportieren.
Unter den Reitern „Extras“ und „inaktivieren“ ist das Datum einzutragen, an dem das Login des ausscheidenden Bildungspersonalers inaktiviert werden soll. Das heißt, dass die Daten weiterhin für andere berechtigte Nutzer im System sichtbar bleiben. Die inaktivierte Person besitzt jedoch ab diesem Datum keinen VPLAN-Zugang mit Benutzername und Passwort mehr.
Die Inaktivierung sorgt also dafür, dass Logins von Nutzern, die zukünftig keinen VPLAN-Zugang mehr benötigen, wieder freigegeben werden und an neue Lernende oder Bildungspersonaler vergeben werden können.
Altdaten final und sicher löschen
Um nach einer wählbaren Frist sensible Daten von inaktivierten VPLAN-Nutzern zu löschen, kann in den Globlen Einstellungen, unter Serverjobs, das automatische Anonymisiern aktiviert werden.
Das Anonymisieren kann über die Schaltfläche „Aktiv“ ein- und ausgeschaltet werden.
Der Parameter „Anonymisierung nach Tagen“ legt fest, wie viele Tage nach der Inaktivierung die Anonymisierung der Daten erfolgt. In den darunter aufgeführten Einstellungen kann gewählt werden, welche sensiblen Daten beim Anonymisieren gelöscht werden sollen.
Das automatische Anonymisieren ist dann Bestandteil des täglich durchgeführten Serverjobs, dessen Start und Uhrzeit ebenfalls in den Globalen Einstellungen unter dem Reiter Serverjobs definiert wird.
Sie haben weitere Fragen oder wünschen weitere Informationen zu VPLAN? Gerne stehen wir Ihnen unter +49 (0)40 / 54 72 41 – 50 oder über vplan@beracom.de zur Verfügung.
