Um die Prozessbeteiligten über beauftragte Aufgaben zu informieren und die Einreicher auf dem Laufenden zu halten, verschickt IQX automatisch E-Mails. Wann genau, an wen und mit welchem Inhalt sie versandt werden sollen, können die Ideenmanager im Administrationsbereich unter „E-Mail-Vorlagen“ verwalten.
Für jede Art von E-Mail wird eine eigene Vorlage erstellt.
Hierzu wird im ersten Schritt die Kategorie festgelegt. Soll die E-Mail bspw. an den Ideenmanager versandt werden, sobald ein Gutachten erstellt wurde, lautet die Kategorie „Gutachten“. Unter Aktion wird festgelegt, was der Auslöser für den Versand und wer der Empfänger sein soll. In unserem Beispiel wäre es „Geliefert (=>Ideenmanager)“. In dem letzten der drei oberen Felder wird die Sprache definiert.
Durch das zusätzliche Modul „Kalendereintrag“ können mit den E-Mails Kalendereinträge verschickt werden. Handelt es sich um eine Aktion, die eine Frist beinhaltet, bspw. die Umsetzung einer Idee, wird dieser bei gesetztem Häkchen unter mit Termin (ICAL) automatisch in den Kalender des Empfängers übernommen. So wird eine fristgerechte Bearbeitung erleichtert.
Wurde ein eigener Eintrag für die Signatur erstellt, kann er durch ein Häkchen unter mit Signatur in der jeweiligen Vorlage verwendet werden. Die Signatur wird mit „E-Mail Footer“ beschrieben und kann ebenso bearbeitet werden. Außerdem kann festgelegt werden, dass die E-Mail-Adresse des Benutzers in der Signatur erscheinen soll.
Abschließend wird in dem Textfeld der E-Mail-Inhalt für die jeweilige Aktion festgelegt. Es stehen diverse Platzhalter (Ersetzungen) zur Verfügung, die je nach Idee/Person etc. automatisch angepasst werden. Durch Kopieren und Einfügen werden sie in den Text integriert.
{IdeeNr} trägt beispielsweise die Ideennummer in der E-Mail ein, {E-BRIEFANREDE} wird durch „Sehr geehrte Frau“ bzw. „Sehr geehrter Herr“ ersetzt.
Bei Fragen stehen wir Ihnen unter +49 (0)40 / 54 72 41 – 30 oder über meiniqx@beracom.de gerne zur Verfügung.
