Die Tage werden merklich länger, selbst in Hamburg fangen die Bäume an zu blühen und es wird immer deutlicher – der Frühling ist da! Damit ist es auch Zeit für den jährlichen Frühjahrsputz. Alles ausmisten, sauber machen und mit Klarheit und Struktur weiter gehen. Was in der eigenen Wohnung für ein gutes Gefühl sorgt, kann auch im digitalen Bereich einen erfrischenden Neuanfang bringen.
Daher haben wir für unsere Kunden eine To-Do Liste mit Anregungen zum VPLAN-Frühjahrsputz zusammengestellt:
Daten der Auslernenden auf die Inaktivierung & Anonymisierung vorbereiten:
Das Ausbildungsende kann auf das Datum der mündlichen Abschlussprüfung gesetzt werden. Abhängig vom konfigurierten Offset der Inaktivierung wird x Tage nach diesem Datum das Profil der Lernenden inaktiviert. Damit ist eine Anmeldung im System nicht mehr möglich und es wird eine Lizenz freigegeben. Für inaktivierte Lernende wird das Datum des Ausbildungsende in Signalfarbe angezeigt:
Änderungen am Profil, beispielsweise die Eintragung der Prüfungsergebnisse, sind weiterhin möglich, ebenso wie ein Export der VPLAN-Daten bzw. der Qualifikationsübersicht.
Damit die Lernenden automatisch inaktiviert werden, muss die Inaktivierung und Anonymisierung im System korrekt konfiguriert sein.
Vervollständigen der dokumentierten Leistungsdaten (Prüfungsergebnisse):
Nach Bekanntgabe der finalen Prüfungsnoten, können diese eintragen werden. Dabei kann zudem kontrolliert werden, ob alle anderen Leistungsdaten ebenfalls korrekt eingetragen wurden.
Export der Qualifikationsübersicht:
Sobald alle Leistungsdaten vollständig eingetragen wurden und alle Beurteilungen abgeschlossen sind, empfehlen wir, den Export der vollständige Qualifikationsübersicht für die Übernahme in die digitale Personalakte. Der Export ist sowohl über die Funktion „VPLAN-Daten ausgeben“ (Button auf der Profilseite der Lernenden) als auch über die PDF-Ausgabe der Qualifikationsübersicht möglich. An dieser Stelle kann zudem entschieden werden, welche Daten und Informationen auf der Qualifikationsübersicht enthalten sein sollen:
Inaktivierung von Gruppen und Schulklassen, die nicht mehr benötigt werden:
Um die Daten in VPLAN aktuell zu halten, können Schulklassen und Gruppen der ausscheidenden Jahrgänge inaktiviert werden. Dafür muss in den jeweiligen Stammdaten das Inaktivierungsdatum gesetzt werden. Anschließend tauchen diese Datensätze nicht mehr in den Listen auf, bzw. können nur noch über eine Filterung auf inaktive Datensätze angezeigt werden.
Dynamische Ausbildungslandschaft: Lernorte verwalten, Berufsverläufe anpassen:
Gegebenenfalls können neben den Schulklassen und Gruppen der Auslernern auch Lernorte inaktiviert werden, die nicht mehr ausbilden. Auch hierfür muss das Inaktivierungsdatum gesetzt werden. Sollten nach diesem Datum noch Verplanungen im System sein, erzeugt VPLAN eine Fehlermeldung, so dass ein Löschen von vorhandener Planung verhindert wird. Gleichermaßen können Sie neuer Elemente, die zukünftig als Lernort verplant werden sollen, anlegen.
Bei Änderungen der zeitlich-sachlichen Gliederung durch die IHK sollten zudem die Berufsverläufe kontrolliert werden. Sind hier Änderungen vorzunehmen, können alte Lernziele inaktiviert oder neue Lernziele hinzugefügt werden. Grundsätzlich lohnt es sich in diesem Zusammenhang zu prüfen, ob die verwendeten Lernziele an den jeweils aktuell passenden Lernorten hinterlegt sind. Zudem können Dokumente entfernt bzw. hinzugefügt werden (beispielsweise die Prüfungsordnung, Zeitlich-Sachliche Gliederung des jeweiligen Berufs). Bei umfangreicheren Änderungen kann es sich allerdings auch anbieten, für den neuen Jahrgang einen neuen VPLAN-Beruf mit dem neuen Berufsverlauf anzulegen.
Dokumenten-Check:
Die zeitlich-sachliche Gliederung ist nur ein Beispiel, mit dem das Dokumentenmanagement in VPLAN einen Mehrwert für alle Nutzenden schafft. Vielleicht haben Sie an diversen anderen Entitäten des VPLAN-Systems einmal Dokumente eingepflegt oder haben extern Dokumente oder Links, die noch an passender Stelle in VPLAN hinterlegt werden könnten? Nutzen Sie den VPLAN-Frühjahrsputz auch, um das Dokumentenmanagement aufzuräumen. Damit gewinnen Ihre VPLAN-Anwendenden vereinfachten Zugriff auf VPLAN-externe Informationen, die für die Bildungsprozesse in Ihrem Unternehmen relevant sind.
Falls Ihnen noch weitere Punkte einfallen, die Sie regelmäßig vornehmen oder schon immer mal gemacht haben wollten, lassen Sie uns Ihre Ergänzungen gerne zukommen. Und falls Sie Unterstützung beim Frühjahrsputz brauchen, können Sie sich ebenfalls an uns wenden: vplan@beracom.de
